Las agendas personalizadas son el método de organización por excelencia. Si las empleas de forma correcta, pueden llegar a convertirse en tu mejor aliado para mejorar tu productividad y te ayudarán a planificarte de la mejor forma posible.
Existen multitud de formatos y tipos de agendas. Pero la gran duda a la hora de elegir siempre suele ser: ¿Qué me conviene más una agenda semanal o diaria? ¿Cuál es la mejor opción?
No hay una respuesta correcta, esto simplemente dependerá de ti, de cómo sean tus días y cuáles sean tus necesidades. Pero para facilitarte la elección te enumeraremos en qué casos cada alternativa es más útil.
Normalmente las agendas de día por página son ideales si generas muchas notas y recordatorios, en general si necesitas mucho espacio para organizarte y te gusta realizar listas. Con ellas podrás dejar un registro de tu día a día de forma detallada. Has de tener en cuenta que estas tienden a ser de un mayor tamaño y densidad, por lo que pueden no ser lo más cómodo para llevar encima a diario.
Con un solo vistazo tendrás una visión completa de la semana sin tener que pasar de página. Es de gran utilidad para gestionar tareas, citas y recordatorios. Su simplicidad favorece la productividad. Suelen ser más compactas y fáciles de transportar.
Una vez ya la tenemos elegida viene la eterna cuestión: ¿Cómo lograr que mi agenda me sea de utilidad? Y es que emplear la agenda de forma errónea y sin organizar puede ser hasta contraproducente. Por ello es importante siempre intentar seguir los siguientes consejos:
Organiza tus tareas en base a prioridades
Tener una planificación diaria o semanal siguiendo este consejo te ayudará a centrar el tiempo en aquello que es más relevante. Sería importante hacerte un planning semanal, además deberías dedicar al menos 5 minutos al día para revisar la agenda.
Sé flexible y analiza continuamente
Es importante que tu agenda sea flexible, en ocasiones nos pueden surgir imprevistos, por si acaso tenemos que dejar un pequeño hueco para el día a día en cada página para así saber adaptarte a cualquier situación y no agobiarte.
Intenta finalizar las tareas antes de ponerte con otra
En ocasiones la multitarea puede llegar a ralentizarnos. Es mejor, si es posible, enfocar nuestra mente a una tarea para lograr acabarla antes de intentar ponernos a otras.
Evitar interrupciones y distracciones
De esta forma te asegurarás estar al 100% enfocado en lo que estás haciendo.
Sé realista
No te marques metas imposibles, ya que a veces más que motivarte puedes causar que te desmotives o agobies al no lograrlas. Ser realista con uno mismo es importante, ver hasta dónde puedes llegar y qué eres capaz de hacer.
Algunos tips que pueden ayudarte a organizar de la mejor forma y aprovechar al máximo el espacio de tu agenda:
- Emplear el mes vista: Normalmente, las agendas suelen incluir un listado donde tienes acceso a ver todo el mes. Este apartado puede ser de gran utilidad para apuntarte eventos o citas importantes y así simplemente viéndolo te puedes hacer una visión general.
- Usar bolígrafos de colores: El empleo de bolígrafos de diferentes colores puede ayudar a la organización, ya que de un solo vistazo sabremos qué tareas tenemos cada día.
- Utilizar post-its: Para destacar cosas de mayor importancia o incluso añadir alguna anotación en el caso de que no quepan.
Al final deberás hacer la agenda tuya, pero es fundamental que seas responsable con tus tareas y eficiente con tu tiempo, ya que esto solo depende de ti. Estos consejos te pueden ayudar, pero no son una fórmula mágica. Eso sí, tener una agenda organizada te ayudará a lograr tus metas, llegándose a convertir en tu gran aliada.